Jak odzyskać dług poradnikJako hotelarz lub restaurator doskonale zdajesz sobie sprawę, że podstawą do zachowania płynności finansowej są rzetelni kontrahenci. Nie da się jednak prowadzić działalności gospodarczej wybierając jedynie „terminowych” dłużników. Zdarza się… Stanowi to nasze ryzyko gospodarcze.

Nie można jednak załamywać rąk, istnieją odpowiednie dla Ciebie procedury umożliwiające odzyskanie należności. Warto jest z nich korzystać, często bowiem przez brak terminowego ich odzyskania Twoja restauracja lub hotel może mieć problem z opłaceniem zobowiązań.

Jeżeli będziesz świadomy swoich praw i będziesz z nich rozsądnie korzystać, wówczas będziesz dysponował odpowiednimi środkami na opłacenie należności Twojej restauracji lub hotelu.

Poniżej przedstawiam krótki poradnik dotyczący odzyskiwania długów:

1. przypomnienie o terminie płatności 

Z doświadczenia naszych klientów wynika, że niezwykle skuteczne są przypomnienia o terminie płatności, wysyłane do kontrahentów na przykład na 2 dni przed jego upływem. Zdarzają się bowiem dłużnicy, którzy po prostu zapomnieli o naszej fakturze. W toku działania hotelu i restauracji ważne jest, aby na bieżąco monitorować stan zadłużenia poszczególnych dłużników. Jeżeli sam masz wobec niego długi, można na przykład zastosować potrącenie wierzytelności;

2. wezwanie do zapłaty

Jest to próba przedsądowego odzyskania długu. Wezwanie najlepiej wysłać na piśmie (listem poleconym) lub poprzez wiadomość email. Warto poinformować dłużnika o zobowiązaniach, jakie wobec nas posiada, żądanym terminie spłaty oraz konsekwencjach związanych z brakiem zapłaty w wyznaczonym terminie.

W przypadku usług branży HoReCa w znaczącej większości brak opłacenia należności nie wynika z kwestionowania wykonania umowy (co oczywiście również się zdarza), jest to tylko albo zapominalstwo dłużnika, albo też próba uniknięcia odpowiedzialności. Oczywiście będą dłużnicy, który zignorują Twoje wezwanie. Są jednak tacy, którzy przestraszą się możliwości skierowania sprawy do sądu, co będzie się dla nich wiązało z dodatkowymi kosztami w przypadku przegranej. W dużej części przypadków wezwanie do zapłaty odnosi zamierzony przez nas skutek- odzyskujemy naszą należność, co pozwoli utrzymać płynność finansową.

Jeżeli dłużnik jest przedsiębiorcą, możesz wówczas dochodzić od niego dodatkowo kwoty 40 euro tytułem rekompensaty kosztów odzyskiwania należności. Niezwykle skuteczne są również wezwanie wysyłane przez kancelarie prawne, wówczas kontrahenci faktycznie obawiają się, że sprawa zostanie skierowana do sądu;

3. zawezwanie do próby ugodowej

Jest to odrębne postępowanie sądowe, które może doprowadzić do zawarcia ugody. Możesz jednak ominąć ten etap i skierować od razu pozew. Ugoda zawarta przed sądem, po nadaniu jej klauzuli wykonalności, może być podstawą do podjęcia działań przez komornika. Wniesienie do sądu wniosku o zawezwanie do próby ugodowej przerywa bieg terminu przedawnienia wierzytelności.

Bieg terminu rozpoczyna się od nowa od dnia posiedzenia sądu, na którym nie doszło do zawarcia ugody. Dużym plusem tego postępowania są niskie opłaty (40 zł- dla spraw poniżej 10 000 zł, 300 zł- w przypadku pozostałych spraw);

4. pozew

Jeśli dłużnik odmówi spłaty długu lub nie odpowie na Twoje wezwanie, możesz skierować sprawę do sądu. Tryb postępowania przed sądem zależy od wielu okoliczności.

Pozew kieruje się do sądu rejonowego lub okręgowego, w zależności od wysokości dochodzonej przez Ciebie kwoty. Siedzibę sądu należy ustalić na podstawie siedziby/miejsca zamieszkania dłużnika, lub też – na przykład w przypadku sprawy wynikającej z niewykonania umowy – przed sąd miejsca wykonania umowy (jest to korzystne, gdy miejscem tym jest siedziba wierzyciela lub inna bliska nam lokalizacja).

Sprawę można wnieść do sądu tradycyjnie lub w ramach EPU (elektroniczne postępowanie upominawcze). Aktualnie szybciej można uzyskać orzeczenie w postępowaniu tradycyjnym. Sąd – w zależności od rodzaju postępowania i jego przebiegu – wydaje nakaz zapłaty lub wyrok. Zarówno wierzyciel, jak i dłużnik, mogą odwoływać się od niekorzystnych dla nich orzeczeń. Należy tu w szczególności pilnować terminów zaskarżenia orzeczeń, a także wymogów formalnych, jakie muszą spełniać poszczególne pisma;

5. prawomocność orzeczenia

Jeśli obie strony nie skorzystały lub wyczerpały już możliwe środki zaskarżenia, wówczas sprawa staje się prawomocna. Sukces!

To jednak nie koniec… W celu skutecznego odzyskania należności od dłużnika, który mimo prawomocnego orzeczenia nie zapłacił swojego długu, musisz podjąć jeszcze dwa kroki. Po pierwsze, musisz uzyskać z sądu tak zwany tytuł wykonawczy, czyli odpis wydanego orzeczenia z pieczątką potwierdzającą jego prawomocność (tak zwana klauzula wykonalności). Jeśli otrzymasz już tytuł wykonawczy – pilnuj go! Oryginał dokumentu jest potrzebny do wszczęcia postępowania przed komornikiem;

6. komornik

Dysponując już tytułem wykonawczym możesz skierować sprawę do komornika w celu przeprowadzenia przez niego egzekucji. We wniosku do komornika trzeba wskazać wszelkie znane Ci składniki majątku dłużnika. Możesz również złożyć wniosek zmierzający do poszukiwania majątku dłużnika. Do wniosku musisz dołączyć tytuł wykonawczy, w toku postępowania zostaniesz również prawdopodobnie zobowiązany do zapłaty zaliczki na wydatki. Wniosek możesz złożyć do dowolnego komornika, jednak jeśli egzekucja ma być prowadzona z nieruchomości – sprawa musi być prowadzona przez komornika właściwego dla miejsca jej położenia.

Na koniec pozostaje mi jedynie życzyć Ci samych rzetelnych kontrahentów, żebyś jak najrzadziej musiał korzystać z porad dotyczących odzyskiwania należności.

*****

Poczytaj też o: RODO w hotelu i restauracji >>

*****

Zdjęcie: Dominic Dreier

rodo w hoteluOd niespełna dwóch miesięcy w naszym kraju zapanowało szaleństwo RODO. Przedsiębiorcy często nie wiedzą jak zachować się w obliczu nowych przepisów o ochronie danych osobowych, albo bezzasadnie i bezprawnie pozyskując dane gości/klientów, lub też odmawiając wykonania usługi, obawiając się naruszenia przepisów.

Przepisy RODO dotyczą każdego przedsiębiorcy, przetwarzają oni bowiem dane osobowych swoich pracowników, dostawców oraz klientów, gości.

RODO w hotelu i restauracji

Co wiemy o dostosowaniu działalności HoReCa do wymagań RODO? Poniżej przedstawiam 8 najważniejszych punktów dotyczących wdrożenia RODO w Twojej działalności:

1. Aby przetwarzać dane osobowe zgodnie z przepisami RODO, musisz mieć do tego podstawę prawną. W przypadku branży HoReCa najbardziej popularnymi podstawami są:

  • zgoda osoby, której dane dotyczą, w szczególności przy informacjach handlowych, wysyłaniu newslettera,
  • jest to niezbędne w celu realizacji umowy lub podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy,
  • jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, np. wystawienia odpowiedniego dokumentu księgowego.
  • jest to niezbędne do realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów, np. obrona przed roszczeniami.

2. Każdy, kto ma dostęp do danych osobowych musi mieć do tego stosowne uprawnienie. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych musi być udzielone każdemu pracownikowi, który ma dostęp do danych osobowych. Podobny obowiązek dotyczy także zleceniobiorców i wykonawców umów (na przykład zewnętrznej księgowej). W przypadku korzystania z usług innych przedsiębiorców upoważnienie zastępuje umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

3. Należy przetwarzać tylko takie dane, które są dla nas niezbędne. W celu realizacji zamówienia konieczne jest posiadanie przykładowo: imienia i nazwiska, adresu dostawy, numeru telefonu klienta. W przypadku wystawienia klientowi faktury VAT, można wymagać danych koniecznych do jej wystawienia.

4. Zasada rozliczalności wymaga, aby istniała możliwość przypisania każdej czynności konkretnej osobie. Przydatne byłoby zatem, aby każdy użytkownik posiadał swoje własne konto. Zalecane jest stosowanie zróżnicowania poziomów dostępu do danych osobowych, w zależności od obowiązków i zakresu zadań danej osoby.

5. Należy wprowadzić system retencji danych i po określonym czasie należy je usunąć. W przypadku realizacji zamówień klientów, wykonaniu usługi uzasadniony termin usunięcia danych następuje po upłynięciu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartych umów, w szczególności rękojmi i gwarancji.

6. Przedsiębiorca ma obowiązek informowania każdej osoby, której dane uzyskuje, o jej prawach. Musi w szczególności przekazać informacje o swoich danych kontaktowych, celach przetwarzania danych oraz podstawie prawnej. Należy przedstawić również dane dotyczące okresu przechowywania danych, prawach do żądania dostępu do danych, ich zmiany lub usunięcia (tak zwane prawo do zapomnienia). Osoba ta powinna zostać również powiadomiona o prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

7. We wszelkich pomieszczeniach, w których przetwarzane są dane osobowe, należy rozważyć wprowadzenie ograniczeń w dostępie. Wszelkie dokumenty papierowe zawierające dane osobowe powinny być przechowywane w zamykanych szafkach. Należy wprowadzić zasadę czystego biurka- za każdym razem, gdy odchodzi się z miejsca pracy, konieczne jest schowanie dokumentów zawierających dane osobowe, aby nikt nieuprawniony nie miał do nich dostępu.

8. Niedopuszczalne jest również kopiowanie dokumentu tożsamości klienta lub gościa. Hotel ma jednak prawo do wglądu w dowód, może spisać niektóre dane- ale tylko te, które są konieczne do wykonania usługi i zabezpieczenia się na wypadek braku zapłaty należności lub w przypadku kradzieży.

A czy Ty już dostosowałeś swoją działalność do RODO? Jeśli tak, podziel się swoimi doświadczeniami w komentarzach.

*****

O psie przewodniku w hotelu przeczytasz tutaj >>

*****

Autor zdjęcia: Thomas Jensen

Pies przewodnik w hotelu i restauracjiHotel X nie wpuścił niewidomego z psem przewodnikiem!” „Skandal w Warszawie! Restauracja nie wpuściła niepełnosprawnego z psem asystującym”.

Tytuły o treści podobnej do powyższych niekiedy pojawiają się w największych polskich gazetach lub programach telewizyjnych. Takie sprawy cieszą się  wielkim rozgłosem, nie pozostawiając na osobach istotnie ograniczających prawa osób niepełnosprawnych suchej nitki. Czy wiecie jakie prawa mają osoby niepełnosprawne w asyście psa?

Pies przewodnik w hotelu i w restauracji

Prawdopodobnie wielu z nas spotkało się już z sytuacją, gdy klient lub gość pojawił się w lokalu lub recepcji z psem. W wielu lokalach usługi dostępne są niezależnie od towarzystwa zwierząt, jednak zapewne również niektórzy z was wprowadzili w hotelu lub restauracji regulaminy zakazujące wstępu zwierzętom. W takiej sytuacji warto jednak pamiętać, że nie można odmówić wykonania usługi osobie niepełnosprawnej lub wymagającej asysty psa. 

Pies asystujący towarzyszy osobie z niepełnosprawnością i wykonuje dla niej specjalne zadania. Zwierzę takie różni się od zwykłego, domowego psa tym, że jest specjalnie wyszkolony i potrafi pomóc swojemu opiekunowi w codziennych czynnościach, na przykład zakładanie ubrania, schylenie się.

Psy mogą być przewodnikami na przykład dla osób niewidomych lub niewidzących, a także dla osób głuchych – ostrzegając właściciela o istotnych dźwiękach. Niekiedy również psy pomagają właścicielom przy atakach padaczki. Niepełnosprawność lub inny powód posiadania psa przewodnika nie zawsze jest widoczny na pierwszy rzut oka.

Obowiązki zarządcy hotelu i restauracji

Osoba niepełnosprawna ma prawo wstępu wraz z psem asystującym między innymi do hotelu i restauracji. Zarządzający obiektami nie mają prawa żądać, by osoba z niepełnosprawnością zostawiła psa asystującego przed wejściem. Pies ten towarzyszy bowiem właścicielowi, aby zapewnić mu bezpieczeństwo i komfort. Niedopuszczalne jest, aby osoba z psem asystującym była kierowana do stolika w ogródku poza lokalem czy innej sali lub by personel uzależniał wpuszczenie jej od wyrażenia zgody przez pozostałych klientów.

Właściciel psa musi go wyposażyć w uprząż, posiadać certyfikat potwierdzający status psa asystującego i zaświadczenie o wykonaniu wymaganych szczepień weterynaryjnych. Warto również pamiętać, że osoba niepełnosprawna nie jest zobowiązana do zakładania psu asystującemu kagańca oraz prowadzenia go na smyczy.

Warto również zaznaczyć, że właściciel psa jest odpowiedzialny za ewentualne szkody wyrządzone przez psa asystującego.

W przypadku nieuzasadnionej odmowy wykonania usługi wobec osoby niepełnosprawnej z psem asystującym, przedsiębiorcy grozi kara grzywny za popełnienie wykroczenia. Podobne sytuacje bardzo często są również rozpowszechniane i krytykowane w mediach, a słowo „skandal” jest wówczas najpopularniejszym określeniem. Warto zatem znać prawa osób niepełnosprawnych i umożliwić im komfortowe korzystanie z Twoich usług.

*****

  • O rodzajach obiektów hotelarskich przeczytasz tutaj >>
  • O hotelowych gwiazdkach przeczytasz tutaj >>

*****

Autor zdjęcia: Jarrod Reed

 

Gwiazdki w hoteluPo ostatnim wpisie wiesz już jakie są rodzaje obiektów hotelarskich. Przechodząc dalej, odnośnie każdego z tych obiektów ustalone są określone wymagania co do wyposażenia oraz zakresu świadczonych usług. Pozwala to na ustalenie kategorii obiektów hotelarskich, czyli – w przypadku hotelu i motelu- przyznanie gwiazdek (*****).

Chcąc przyciągnąć klientów, wiele podmiotów oznaczyło prowadzone obiekty hotelarskie nazwą np. „Hotel ****”. Należy jednak pamiętać, że samowolne posługiwanie się takimi zastrzeżonymi nazwami stanowi naruszenie prawa, jeżeli wcześniej nie uzyskaliśmy decyzji administracyjnej odnośnie rodzaju i kategorii obiektu.

Co musisz zrobić, aby legalnie móc posługiwać się nazwą hotel i aby Twój hotel „otrzymał gwiazdki”? Poniżej wyjaśniam najważniejsze punkty.

Wniosek o zaszeregowanie

Zaszeregowanie obiektu hotelarskiego do określonego rodzaju i nadanie mu kategorii odbywa się na wniosek zainteresowanego przedmiotu świadczącego usługi hotelarskie. Wniosek składa się do marszałka województwa właściwego ze względu na miejsce położenia obiektu.

We wniosku należy oznaczyć, czy wypełnione są określone warunki uznania danego obiektu za hotel.

O czym musisz pamiętać przy składaniu wniosku?

Konieczne jest złożenie dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań budowlanych, przeciwpożarowych i sanitarnych. W przypadku obiektu zabytkowego należy złożyć opinię wojewódzkiego konserwatora zabytków.

Do wglądu na miejscu należy przedłożyć „Książkę obiektu budowlanego” z wpisami potwierdzającymi przeprowadzenie okresowych kontroli. Musisz też uiścić dwie opłaty: 10 zł (opłata skarbowa od decyzji administracyjnej) i opłatę za dokonanie oceny spełniania przez obiekt hotelarski wymagań. Wysokość tej opłaty zależna jest od kategorii hotelu, do jakiej starasz się o zaszeregowanie.

Nasz wniosek powinien zostać rozpatrzony w ciągu miesiąca, a w przypadku sprawy szczególnie skomplikowanej nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania.

Od decyzji marszałka przysługuje odwołanie do Ministra Sportu i Turystyki za pośrednictwem marszałka.

 Promesa zaszeregowania

Jeżeli dopiero zamierzasz rozpocząć prowadzenie działalności hotelarskiej i chcesz od samego początku móc promować swoje przyszłe usługi, możesz ubiegać się o wydanie tak zwanej promesy zaszeregowania. Jest to przyrzeczenie, że obiekt zostanie w przyszłości zaszeregowany do konkretnego rodzaju i kategorii.

Promesa jest udzielana na określony czas, maksymalnie na 2 lata. Przez ten okres będziesz mógł używać nazwy rodzajowej (np. hotel) i oznaczenia kategorii (****) do celów informacyjnych i promocji. Nie możesz jednak wówczas świadczyć usług hotelarskich w obiekcie.

Wniosek powinien zawierać:

  1. oznaczenie przedsiębiorcy, jego siedziby i adresu,
  2. nazwę obiektu, jeżeli usługi będą świadczone z użyciem nazwy własnej obiektu,
  3. określenie położenia obiektu, wraz z podaniem jego adresu,
  4. wskazanie rodzaju obiektu hotelarskiego i kategorii, o które ubiega się przedsiębiorca.

Do wniosku należy dołączyć ostateczną decyzję o pozwoleniu na budowę lub zmianę sposobu użytkowania obiektu, a także dowód wniesienia opłaty skarbowej od decyzji.

Posiadanie decyzji o zaszeregowaniu hotelu jest konieczne dla legalnego prowadzenia przez Ciebie hotelu. Bezprawne świadczenie usług hotelarskich, jak również używanie nazw rodzajowych i oznaczeń obiektów hotelarskich (w tym „gwiazdek”) podlega karze ograniczenia wolności albo grzywny, zgodnie z przepisami kodeksu wykroczeń.

Pamiętaj zatem- przed rozpoczęciem działalności Twojego hotelu zwróć się z wnioskiem o zaszeregowanie, zgodnie z powyższymi uwagami.

Zanim zagłębię się w konkretne problemy związane z funkcjonowaniem hoteli i restauracji, chciałabym umieścić pierwszy post o sprawie bardzo ogólnej, to jest o rodzajach obiektów hotelarskich.

Najważniejsze warunki, które muszą spełniać wszystkie obiekty, w których świadczone są usługi hotelarskie to:

  1. wielkość obiektu, jego wyposażenie, zakres świadczonych usług;
  2. wymagania sanitarne, przeciwpożarowe oraz inne określone odrębnymi przepisami.

Czy zastanawiałeś się kiedyś, jakie są inne możliwości świadczenia usług hotelarskich, oprócz hotelu? Jeśli nie – poniżej przedstawiam Ci możliwości stworzenia innych niż hotele obiektów hotelarskich wraz z informacją, jakie ogólne wymagania musi spełniać taki obiekt.

Ustalone są konkretne rodzaje obiektów hotelarskich:

  1. hotele – obiekty posiadające co najmniej 10 pokoi, w tym większość miejsc w pokojach jedno- i dwuosobowych, świadczące szeroki zakres usług związanych z pobytem klientów;
  2. motele – obiekty położone przy drogach, dysponujące parkingiem, posiadające co najmniej 10 pokoi, w tym większość miejsc w pokojach jedno- i dwuosobowych;
  3. pensjonaty – obiekty posiadające co najmniej 7 pokoi, świadczące dla swoich klientów całodzienne wyżywienie;
  4. kempingi (campingi) – obiekty strzeżone, umożliwiające nocleg w namiotach, samochodach mieszkalnych (campobusach) i przyczepach samochodowych, przyrządzanie posiłków, parkowanie samochodów, a także świadczące usługi związane z pobytem klientów; obiekty te mogą dodatkowo umożliwiać nocleg w domkach turystycznych lub innych obiektach stałych;
  5. domy wycieczkowe – obiekty posiadające co najmniej 30 miejsc noclegowych, dostosowane do samoobsługi klientów oraz świadczące minimalny zakres usług związanych z pobytem klientów;
  6. schroniska młodzieżowe – obiekty przeznaczone do indywidualnej i grupowej turystyki młodzieżowej, dostosowane do samoobsługi klientów;
  7. schroniska – obiekty zlokalizowane poza obszarami zabudowanymi, przy szlakach turystycznych, świadczące minimalny zakres usług związanych z pobytem klientów;
  8. pola biwakowe – obiekty niestrzeżone, umożliwiające nocleg w namiotach.

Zapewne słyszałeś już nazwy tych obiektów, a zabranie ich w ramach jednej listy pokaże Ci jakie są między nimi różnice. Można w różnej formie udostępniać pokoje i każda z nich ma swoje wady i zalety, o których będę pisała na blogu.

Jeżeli masz w tym szczególne życzenie lub potrzeby i chcesz abym je poruszyła na blogu – napisz do mnie w komentarzach lub na adres e-mail!